Każdego dnia w obiegu dokumentów znajduje się ogromna ilość papierów. Są to wszelkiego rodzaju zaświadczenia, umowy, dyplomy czy świadectwa ukończenia szkół. Generalnie liczba typów dokumentów jakie krążą po urzędach, firmach oraz między nimi może przyprawić o zawrót głowy.
My musimy jednakże zdawać sobie sprawę z tego, że tylko część z nich to dokumenty w pełni oryginalne. Bardzo często w obrocie znajdują się kopie i ma to głębokie uzasadnienie. Waga niektórych dokumentów jest tak duża, iż puszczanie ich w obieg stanowi zbyt duże ryzyko i stwarza też pole do nadużyć.
Nowoczesną formą kopiowania dokumentów jest odbijanie ich na ksero, jednakże sama kserówka zazwyczaj nie wystarczy, aby uznać, że dany dokument jest tym, na który wygląda. Należy jeszcze potwierdzić jego zgodność z oryginałem i to odbywa się dwojako. Zgodność może stwierdzić urzędnik lub inna osoba przyjmująca dokument po zapoznaniu się z oryginałem i porównaniem go z kopią.
Lepiej jednak, jeśli zajmie się tym notariusz, ponieważ jego stwierdzenie ma znacznie większą wagę prawną, co bywa szalenie istotne. Czasami jest również tak, że notariusze na podstawie dokumentu oryginalnego sporządzają jego swoiste podsumowanie, w którym zawierają najważniejsze stwierdzenia. Takie streszczenie dokumentu zawierające kluczowe wnioski również może zostać poświadczone jako oddające treść oryginalnego dokumentu, a od tego jedynie krok, aby tak sporządzony dokument mógł zaistnieć w obrocie prawnym jako zamiennik dla oryginału.
Kopia bezpośrednia ma jednak pewne niezaprzeczalne walory.
